– Ξεκίνησε η λειτουργία του συστήματος ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων
– Μιχάλης Τάσσου: «Κανένα έγγραφο πλέον δεν θα εκτυπώνεται και δεν θα αποστέλλεται σε φυσική μορφή»
Στην παραγωγική λειτουργία του συστήματος ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων «Ίριδα» εισήλθε από χθες ο Δήμος Δράμας. Τα έγγραφα άρχισαν να διακινούνται ενδοϋπηρεσιακά με ηλεκτρονικό τρόπο, όπως και τα εξερχόμενα έγγραφα με υπηρεσίες που επίσης χρησιμοποιούν το ίδιο σύστημα. «Κανένα έγγραφο πλέον δεν θα εκτυπώνεται και δεν θα αποστέλλεται σε φυσική μορφή» διευκρίνισε στα «ΧΡΟΝΙΚΑ της Δράμας» ο Αντιδήμαρχος Προγραμματισμού και αναπληρωτής Δημάρχου της Δράμας κ. Μιχάλης Τάσσου.
Ο ίδιος πρόσθεσε ότι με ηλεκτρονικό τρόπο θα γίνεται και η αλληλογραφία με τις υπόλοιπες υπηρεσίες εκτός δήμου που είναι ενταγμένες στο σύστημα «Ίριδα», όπως για παράδειγμα οι άλλοι 13-14 Δήμοι της χώρας, το Υπουργείο Εσωτερικών, η Προεδρία της Δημοκρατίας και άλλοι φορείς, στους οποίους προστίθενται συνεχώς καινούργιοι.
Στα οφέλη του νέου συστήματος εντάσσεται καταρχάς η ευελιξία, καθώς δεν πρόκειται για ένα σύστημα εγκατεστημένο σε κάποιον υπολογιστή του Δήμου Δράμας, αλλά για μια cloud εφαρμογή, μέσω της οποίας ακόμα και από κινητό τηλέφωνο οι χρήστες μπορούν να δουν τα έγγραφα της υπηρεσίας, να υπογράψουν, να διορθώσουν κλπ., εξήγησε ο κ. Τάσσου, ενώ πρόσθεσε ότι το σύστημα προσφέρει επίσης μεγαλύτερη ταχύτητα, οικονομία και μειώνει το περιβαλλοντικό αποτύπωμα του Δήμου Δράμας, διότι συν τοις άλλοις μειώνεται η χρήση του χαρτιού.
«Η αρχή θα είναι δύσκολη. Επισκέφθηκα τα γραφεία όλου του προσωπικού του Δήμου Δράμας και ζήτησα την πιστή εφαρμογή του συστήματος ηλεκτρονικής διακίνησης και νομίζω ότι θα είναι ένα θετικό βήμα» είπε ο κ. Τάσσου.
Τι είναι το Πληροφοριακό Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων σύστημα «ΙΡΙΔΑ»;
Υπενθυμίζεται ότι το προηγούμενο διάστημα προηγήθηκε η έγκριση από το Δημοτικό Συμβούλιο Δράμας της 1ης έκδοσης του Κανονισμού Λειτουργίας του Συστήματος Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων (Σ.Η.Δ.Ε.) με την ονομασία «ΙΡΙΔΑ», με ημερομηνία έναρξης του συστήματος την 1η Ιανουαρίου του 2021.
Το σύστημα «ΙΡΙΔΑ» είναι Πληροφοριακό Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων των υπηρεσιών του Δήμου Δράμας που αξιοποιεί τα δίκτυα όλων των κτηρίων που στεγάζονται υπηρεσίες του Δήμου Δράμας και επικοινωνούν μεταξύ τους ασφαλώς μέσω του Δικτύου Δημοσίου Τομέα ΣΥΖΕΥΞΙΣ. Επίσης, αξιοποιεί τα δεδομένα που τηρούνται στη βάση δεδομένων του Πληροφοριακού Συστήματος Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού του Δήμου Δράμας, καθώς και τα δεδομένα που τηρούνται στο αρχείο (ηλεκτρονικό και φυσικό) του Τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού (ατομικά στοιχεία προσωπικού, διοικητική υπαγωγή σε οργανικές μονάδες).
Η εισαγωγή του πληροφοριακού συστήματος με σκοπό την αυτοματοποίηση υφιστάμενων χειρογραφικών διαδικασιών δεν σημαίνει κατ’ ανάγκη την αυτούσια μεταφορά τους αλλά, στο πλαίσιο πάντοτε των απαιτήσεων της ισχύουσας νομοθεσίας, οδηγεί σε εξέταση και επανασχεδίαση τους, λαμβάνοντας υπόψη τις νέες δυνατότητες που προσφέρει η εφαρμοζόμενη τεχνολογία. Η ηλεκτρονική διαχείριση των εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων του Δήμου Δράμας αναμένεται να ενισχύσει την επιτελική διοίκηση του φορέα, να βελτιώσει την ταχύτητα διακίνησης και έγκρισης των εγγράφων, να ενισχύσει τη διαφάνεια, να επαυξήσει την ακεραιότητα και την ασφάλεια των πληροφοριών, καθώς και να εξοικονομήσει πόρους.
Το σύστημα «ΙΡΙΔΑ» διαθέτει μεταξύ άλλων τις εξής δυνατότητες:
– Σύνταξη, έγκριση, πρωτοκόλληση και διανομή της εξερχόμενης αλληλογραφίας.
– Λεπτομερής καταγραφή των ενεργειών των οργάνων της αλυσίδας των υπογραφών και των σχολίων (παρατηρήσεις, επισημάνσεις, επιφυλάξεις και διαφωνίες) που διατυπώνονται.
– Μονοσήμαντη σύνδεση κάθε ενέργειας εντός του συστήματος με τον χρήστη που την προκάλεσε και ασφαλή χρονοσήμανση αυτής.
– Τροποποίηση των περιεχομένων των προς έγκριση εγγράφων από τους εκάστοτε αρμόδιους υπαλλήλους και όργανα της ιεραρχίας, με διακριτό τρόπο για κάθε υπογράφοντα.
– Πρωτοκόλληση και διανομή της εισερχόμενης αλληλογραφίας.
– Εισαγωγή ψηφιοποιημένων εγγράφων, μέσω σάρωσης αυτών, για περαιτέρω διανομή στις κατά περίπτωση αρμόδιες οργανικές μονάδες ή υπαλλήλους του Δήμου κ.ο.κ.