Βήματα στην ψηφιακή εποχή από τον Δήμο Δράμας

0
511

Προχωρά το σύστημα ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων ΙΡΙΔΑ στον Δήμο Δράμας

Ένα ακόμη βήμα προς τον ψηφιακό μετασχηματισμό κάνει ο Δήμος Δράμας μετά την έγκριση από το Δημοτικό Συμβούλιο της 1ης έκδοσης του Κανονισμού Λειτουργίας του Συστήματος Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων (Σ.Η.Δ.Ε) με την ονομασία “ΙΡΙΔΑ”, με ημερομηνία έναρξης της λειτουργίας του την 1η Ιανουαρίου του 2021.
Το σύστημα “ΙΡΙΔΑ” είναι Πληροφοριακό Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων των υπηρεσιών του Δήμου Δράμας που αξιοποιεί τα δίκτυα όλων των κτηρίων που στεγάζονται υπηρεσίες του Δήμου Δράμας και επικοινωνούν μεταξύ τους ασφαλώς μέσω του Δικτύου Δημοσίου Τομέα ΣΥΖΕΥΞΙΣ.
Επίσης αξιοποιεί τα δεδομένα που τηρούνται στη βάση δεδομένων του Πληροφοριακού Συστήματος Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού του Δήμου Δράμας, καθώς και τα δεδομένα που τηρούνται στο αρχείο (ηλεκτρονικό και φυσικό) του Τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού (ατομικά στοιχεία προσωπικού, διοικητική υπαγωγή σε οργανικές μονάδες).
Η εισαγωγή του πληροφοριακού συστήματος με σκοπό την αυτοματοποίηση υφιστάμενων χειρογραφικών διαδικασιών, δεν σημαίνει κατ’ ανάγκη την αυτούσια μεταφορά τους αλλά, στο πλαίσιο πάντοτε των απαιτήσεων της ισχύουσας νομοθεσίας, οδηγεί σε εξέταση και επανασχεδίαση τους, λαμβάνοντας υπόψη τις νέες δυνατότητες που προσφέρει η εφαρμοζόμενη τεχνολογία. Η ηλεκτρονική διαχείριση των εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων του Δήμου Δράμας αναμένεται να ενισχύσει την επιτελική διοίκηση του φορέα, να βελτιώσει την ταχύτητα διακίνησης και έγκρισης των εγγράφων, να ενισχύσει τη διαφάνεια, να επαυξήσει την ακεραιότητα και την ασφάλεια των πληροφοριών, καθώς και να εξοικονομήσει πόρους.

Το σύστημα “ΙΡΙΔΑ” διαθέτει μεταξύ άλλων τις εξής δυνατότητες:
-Σύνταξη, έγκριση, πρωτοκόλληση και διανομή της εξερχόμενης αλληλογραφίας.
-Λεπτομερής καταγραφή των ενεργειών των οργάνων της αλυσίδας των υπογραφών και των σχολίων (παρατηρήσεις, επισημάνσεις, επιφυλάξεις και διαφωνίες) που διατυπώνονται.
-Μονοσήμαντη σύνδεση κάθε ενέργειας εντός του συστήματος με τον χρήστη που την προκάλεσε και ασφαλή χρονοσήμανση αυτής.
-Τροποποίηση των περιεχομένων των προς έγκριση εγγράφων από τους εκάστοτε αρμόδιους υπαλλήλους και όργανα της ιεραρχίας, με διακριτό τρόπο για κάθε υπογράφοντα.
-Πρωτοκόλληση και διανομή της εισερχόμενης αλληλογραφίας.
-Εισαγωγή ψηφιοποιημένων εγγράφων, μέσω σάρωσης αυτών, για περαιτέρω διανομή στις κατά περίπτωση αρμόδιες οργανικές μονάδες ή υπαλλήλους του Δήμου κ.ο.κ.

ΑΦΗΣΤΕ ΜΙΑ ΑΠΑΝΤΗΣΗ

Please enter your comment!
Please enter your name here